Registro de jornada obligatorio: qué exige la ley en 2026

Si tienes aunque sea una persona contratada, tienes que registrar su jornada cada día. Lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, añadido por el Real Decreto-ley 8/2019 y aplicable desde el 12 de mayo de 2019. Te resumimos qué pide la norma vigente, cuánto cuesta no cumplirla y en qué punto está, a 28 de septiembre de 2026, el registro digital del que tanto se habla.

Quién está obligado a registrar la jornada

Según la guía del Ministerio de Trabajo, el registro se aplica a todas las empresas, sea cual sea su tamaño, y a todos sus trabajadores: también a comerciales, personal temporal, trabajadores móviles y quienes teletrabajan. La guía es orientativa (la última palabra la tienen los tribunales), pero es el criterio de referencia.

Quedan fuera, entre otros:

• El autónomo sin empleados: el Estatuto de los Trabajadores no se aplica a su propio trabajo, así que no tiene que fichar.
• El personal de alta dirección (artículo 2.1.a del Estatuto).
• Los socios trabajadores de cooperativas, porque su relación con la cooperativa es societaria, no laboral.

Las relaciones laborales de carácter especial siguen su propia normativa, y algunos colectivos, como determinados transportes por carretera o la marina mercante, tienen registros específicos en el Real Decreto 1561/1995.

Ojo: según la misma guía, un mando intermedio con disponibilidad horaria pactada, por regla general, sí debe tener registro.

Qué hay que anotar

El artículo 34.9 pide un registro diario con el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona trabajadora. No hay modelo oficial: la guía admite papel, medios digitales o sistemas mixtos, siempre que la información sea fiable y no se pueda manipular después, ni por la empresa ni por el trabajador.

Además:

• Pausas: la guía recomienda anotarlas (salvo que estén fijadas de forma clara en la ley, el convenio o el contrato) para que no se presuma que todo el tiempo entre la entrada y la salida es trabajo efectivo.
• Horas extra: el artículo 35.5 obliga a registrarlas día a día, totalizarlas en el periodo de pago y entregar copia del resumen con la nómina.
• Tiempo parcial: el artículo 12.4.c exige registro diario, total mensual y entregar con la nómina el resumen de las horas ordinarias y complementarias del mes.

El sistema se organiza por convenio colectivo o acuerdo de empresa; en su defecto, lo decide la empresa previa consulta con los representantes de los trabajadores. Si no hay representantes ni previsión en el convenio, lo organiza la empresa, cumpliendo los requisitos de la ley.

Si usas geolocalización, videovigilancia o dispositivos digitales para fichar, la guía recuerda que debes respetar la intimidad (artículo 20 bis del Estatuto) y la normativa de protección de datos.

Ejemplo con jornada partida

Una dependienta de tu tienda trabaja de 9:00 a 14:00 y de 16:30 a 19:30. Un buen registro de ese día recoge cuatro marcas: entrada 9:00, salida 14:00, entrada 16:30 y salida 19:30. Total: 8 horas de trabajo y 2 h 30 min de pausa. Si solo apuntas «9:00-19:30», lo que queda escrito son 10 h 30 min.

Cuánto tiempo guardarlo y quién puede verlo

La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de:

• las personas trabajadoras,
• sus representantes legales,
• la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

La guía del Ministerio interpreta que deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata. Los resúmenes mensuales de los contratos a tiempo parcial también se conservan al menos cuatro años.

Sanciones: cuánto cuesta no registrar la jornada

El artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social) califica como infracción grave incumplir las normas sobre registro de jornada. Las cuantías vigentes del artículo 40.1.b, en la redacción dada por la Ley 10/2021, son:

El grado se fija con los criterios del artículo 39.2: negligencia o intencionalidad, fraude, advertencias previas de la Inspección, cifra de negocios, número de trabajadores afectados y perjuicio causado. Ejemplo: si la Inspección visita tu cafetería y no hay registro, la multa por esa infracción puede ir de 751 € a 7.500 €, según esos criterios.

Hay otro riesgo: en los contratos a tiempo parcial, si incumples el registro, el artículo 12.4.c presume que el contrato es a jornada completa, salvo que pruebes lo contrario. Y sin un registro fiable también es más difícil demostrar qué horas extra se hicieron y cuáles no.

Registro de jornada digital: en qué punto está

Se ha publicado mucho sobre el «fichaje digital obligatorio». Esto es lo que se puede comprobar a 28 de septiembre de 2026:

• 12 a 26 de septiembre de 2025: consulta pública previa del Ministerio de Trabajo sobre el proyecto de real decreto de registro de jornada.
• 30 de septiembre de 2025: el Consejo de Ministros autoriza su tramitación urgente, según recoge el propio texto del proyecto.
• 9 de octubre de 2025: el Ministerio publica el texto para audiencia e información pública (aportaciones del 10 al 20 de octubre).
• 7 de marzo de 2026: se abre la consulta pública previa de una orden con los requisitos técnicos y de seguridad que tendrían que cumplir los sistemas de registro.
• Marzo de 2026: según publicó la prensa, el Consejo de Estado emitió un dictamen, no vinculante, que concluía que no procedía aprobar el real decreto tal y como estaba redactado. El Ministerio anunció que cambiaría el texto y seguiría adelante.
• A 28 de septiembre de 2026, el real decreto no se ha publicado en el BOE. No está en vigor: es un proyecto y su texto puede cambiar.

El borrador de octubre de 2025 proponía, entre otras cosas:

• Registro por medios digitales en todas las empresas.
• Que cada persona fiche de forma personal, directa e inmediata al empezar y al terminar.
• Más datos: pausas, trabajo presencial o a distancia, tipo de horas (ordinarias, extraordinarias o complementarias) y totales diarios y mensuales.
• Cambios solo con autorización de la empresa y del trabajador, con rastro de quién los hizo; si no hay acuerdo, constaría la discrepancia.
• Acceso inmediato para el trabajador y sus representantes, y para la Inspección también en remoto.
• Entrada en vigor a los veinte días de su publicación en el BOE.

Ese texto ha seguido cambiando: la consulta de marzo de 2026 ya se refiere al proyecto con otra numeración de artículos. Tómalo como orientación, no como norma.

Mientras no se publique, manda el artículo 34.9 y un registro en papel fiable sigue siendo válido. Si vas a cambiar de sistema de todos modos, uno digital que guarde el historial de cambios te dejará mejor preparado si el texto final exige medios digitales, aunque los requisitos técnicos definitivos todavía no se conocen.

Checklist rápido

• Registro diario de la hora de entrada y de salida de cada persona empleada.
• Pausas anotadas, salvo que estén fijadas con claridad en la ley, el convenio o el contrato.
• Resumen mensual con la nómina para los contratos a tiempo parcial y resumen de horas extra.
• Sistema acordado por convenio o acuerdo, o decidido por la empresa tras consultar a los representantes, si los hay.
• Registros guardados cuatro años y accesibles desde el centro de trabajo.
• Ningún fichaje se puede cambiar sin dejar rastro.

Preguntas frecuentes

Soy autónomo sin empleados, ¿tengo que fichar?

No. Según la guía del Ministerio de Trabajo, el artículo 34.9 no se aplica a los trabajadores autónomos. En cuanto contrates a alguien, sí debes registrar su jornada.

¿Sirve un registro en papel?

Hoy sí, siempre que sea fiable y no se pueda manipular después. El borrador del real decreto exigía medios digitales, pero a 28 de septiembre de 2026 no se ha publicado en el BOE y no está en vigor.

¿Tengo que dar copia del registro a cada trabajador?

Del registro diario, según la guía del Ministerio, no hace falta salvo pacto: basta con que pueda consultarlo. Sí debes entregar con la nómina el resumen de horas de los contratos a tiempo parcial y el de horas extraordinarias.

¿Los teletrabajadores también fichan?

Sí. La guía incluye expresamente el trabajo a distancia y el teletrabajo, con registros telemáticos o similares.

¿Cuánto es la multa por no llevar el registro de jornada?

Es una infracción grave, con multas de 751 a 7.500 € según el grado (artículo 40.1.b de la LISOS). Como la cuantía depende de cada caso, consulta con tu gestoría si tienes dudas.

Cómo te ayuda Bivu

En Bivu, cada empleado ficha entrada, pausas y salida desde su propia cuenta, y cada fichaje guarda la hora del servidor, no la del dispositivo. Los fichajes no se editan ni se borran: los cambios se piden como correcciones con su motivo y quedan registrados, con quién los pidió y quién los aprobó o rechazó. Desde el informe mensual puedes exportar las horas de cada persona en PDF y CSV para tu gestoría, y cada empleado puede consultar y descargar su propio registro. Cada negocio puede dar acceso a Bivu a un máximo de 5 empleados.